PENGERTIAN MANAJEMEN ARSIP STATIS

Arsip statis adalah arsip kegiatan organisasi atau sosial yang sudah tidak dipergunakan lagi dalam pelaksanaan kegiatan bisnis sehari-hari, namun memiliki nilai guna jangka panjang atau berkelanjutan. Jumlahnya, menurut Ricks, Swafford dan Gow (1992, p.307), sekitar 1-3 persen dari keseluruhan arsip yang ada.

Arsip tersebut disimpan karena memiliki nilaiguna yang panjang, bukan hanya bagi organisasi penciptanya tetapi juga masyarakat umum, yang oleh Mckemmish (Ellish, 1993, p.8) dikatakan sebagai :

a. Memori jangka panjang, yang memungkinkan ditampilkan kualitas perencanaan, pengambilan keputusan serta kegiatan yang mengandung pengalaman, keahlian dan pengetahuan di masa lampau, serta sebagai suatu perspektif sejarah.

b. Suatu cara untuk dapat mengakses pengalaman pihak lain.

c. Bahan bukti hak dan kewajiban.

d. Instrumen kekuasaan, legitimasi dan pertanggungjawaban yang menjembatani interaksi dan hubungan sosial.

e. Sumber bagi pemahaman dan identitas diri, organisasi dan sosial.

f. Wahana komunikasi politik, sosial dan nilai-nilai budaya.

Manajemen arsip statis merupakan salah satu fungsi dalam organisasi yang tujuannya untuk mengelola arsip dalam bentuk apapun, yang bernilai guna jangka panjang / berkelanjutan.

Manajemen arsip statis juga mewujudkan suatu prosedur pengawasan untuk memeliha materi sejarah dan menyediakan sarana untuk menggunakan materi sejarah tersebut secara benar.

(Sumber : Modul Pengantar Kearsipan - Pudiklat ANRI)