PRINSIP-PRINSIP DASAR PENGELOLAAN ARSIP STATIS

Faktor-faktor yang mempengaruhi prinsip dasar dalam mengelola arsip statis terdiri dari tiga komponen, yaitu keterkaitan antara arsin p satu dengan arsip lainnya, konteks arsip yang berkaitan dengan kegiatan dan tujuan arsip tersebut diciptakan / diterima, serta fungsinya sebagai bahan bukti. Dengan ketiga faktor tersebut di atas, manejemen arsip statis yang modern menggunakan tiga prinsip dasar (Pederson, 2000, module 2.2).

a. Prinsip Asal Usul (Principle of Provenance)
Prinsip ini dikenal pula dalam bahasa Perancis sebagai Respect des Fonds dan dalam bahasa Jerman yaitu  Provenienzprinzip. Artinya arspip dikelola berdasarkan penciptanya Pemikiran di balik prinsip ini adalah bahwa arsip sebagai bahan bukti harus merekam informasi mengenai sumber yang menjelaskan mengenai konsteks dari pencipta dan penggunanya.

b. Prinsip Aturan Asli (Prinsip of Original Order)
Prinsip ini dikembangkan oleh arsiparis-arsiparis Jerman pada pertengahan abad-19 dan dikenal dengan Registratorprinzip. Maksudnya adalah arsip harus dipelihara dalam susunan skema yang sama, dengan pada saat arsip digunakan oleh penciptanya. Tujuannya untuk memelihara otentitas dan integritas arsip sebagai bahan bukti proses pekerjaan dan kegiatan.

c. Prinsip Rantai Penanggung Jawab (Principle of Continuous Custody)
Prinsip ini dipopulerkan oleh Arsiparis Inggris, Sir Hilary Jenkinson, yang menekankan pada peranan arsip sebagai bahan bukti dan berkelanjutan yang hanya dapat diyakinkan melalui keamanan fisik dan integritas intelektualnya. Artinya, arsip dijamin untuk dipelihara dari kerusakan, pemisahan dari kelompoknya, serta pemusnahan yang tidak benar dan tidak bertanggung jawab.

Prinsip-prinsip diatas menjadi suatu petunjuk untuk mengelola arsip statis, khususnya proses pendokumentasian arsip dinamis dan konteksnya serta pengembangan sistem untuk mengontrol fisik dan intelektual arsip, termasuk pengelolaan dan pendeskripsian, penyimpanan dan pemeliharaan. Pada gilirannya pengelolaan ini memberikan pengaruh yang penting pada konstruksi jalan masuk penemuan kembali arsip (finding aids dan guides).

Sumber : Modul Pengantar Kearsipan, Pusdiklat ANRI, 2006

PENGERTIAN MANAJEMEN ARSIP STATIS

Arsip statis adalah arsip kegiatan organisasi atau sosial yang sudah tidak dipergunakan lagi dalam pelaksanaan kegiatan bisnis sehari-hari, namun memiliki nilai guna jangka panjang atau berkelanjutan. Jumlahnya, menurut Ricks, Swafford dan Gow (1992, p.307), sekitar 1-3 persen dari keseluruhan arsip yang ada.

Arsip tersebut disimpan karena memiliki nilaiguna yang panjang, bukan hanya bagi organisasi penciptanya tetapi juga masyarakat umum, yang oleh Mckemmish (Ellish, 1993, p.8) dikatakan sebagai :

a. Memori jangka panjang, yang memungkinkan ditampilkan kualitas perencanaan, pengambilan keputusan serta kegiatan yang mengandung pengalaman, keahlian dan pengetahuan di masa lampau, serta sebagai suatu perspektif sejarah.

b. Suatu cara untuk dapat mengakses pengalaman pihak lain.

c. Bahan bukti hak dan kewajiban.

d. Instrumen kekuasaan, legitimasi dan pertanggungjawaban yang menjembatani interaksi dan hubungan sosial.

e. Sumber bagi pemahaman dan identitas diri, organisasi dan sosial.

f. Wahana komunikasi politik, sosial dan nilai-nilai budaya.

Manajemen arsip statis merupakan salah satu fungsi dalam organisasi yang tujuannya untuk mengelola arsip dalam bentuk apapun, yang bernilai guna jangka panjang / berkelanjutan.

Manajemen arsip statis juga mewujudkan suatu prosedur pengawasan untuk memeliha materi sejarah dan menyediakan sarana untuk menggunakan materi sejarah tersebut secara benar.

(Sumber : Modul Pengantar Kearsipan - Pudiklat ANRI)