Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan / atau lembaga kearsipan (UU No. 43 Tahun 2009 pasal 1 ayat 7).

PENGOLAHAN ARSIP INAKTIF TAHUN 2006 - 2013

Arsip Inaktif tahun 2006 - 2013

Sebelum diolah arsip yang menumpuk dikeluarkan dari dus, ikatan, ordner dan karung

Arsip dikeluarkan dari tempat penyimpanan semula

Arsip dipilah berdasarkan tahun terbit

Arsip dipilah berdasarkan subyek

Arsip yang sudah diolah dibungkus dengan kertas samson , kemudian dimasukkan ke dalam boks arsip
dan disimpan di rak arsip

 Langkah-langkah praktis pengolahan arsip inaktif yang menumpuk :

           Arsip yang menumpuk di gudang seperti gunung, akan menyulitkan kita pada saat pencarian arsip apabila diperlukan oleh pimpinan untuk mengambil suatu keputusan. Untuk itu arsip tersebut harus diolah agar terlihat rapi dan mudah dalam pencarian kembali. Langkah praktis yang bisa dilakukan adalah :
1. Arsip kita keluarkan dari tempat penyimpanan semula yaitu dari dus, ordner, maupun karung.
2. Arsip dipilah berdasarkan tahun terbit arsip, untuk melihat berapa tahun umur arsip tersebut, untuk
    dicocokkan dengan Jadwal Retensi Arsip, apakah arsip tersebut akan musnah atau simpan.
3. Arsip yang sudah dipilah tahunnya, dipilah berdasarkan subyeknya untuk mempermudah pada saat
    pencarian kembali.
4. Arsip dibungkus dengan kertas samson, agar arsip tidak rusak dalam jangka waktu lama .
5. Arsip dimasukkan ke boks arsip rendah asam, agar arsip aman, tidak rusak dan mudah untuk ditemukan.
6. Buat buku pegangan cara mencari arsip lengkap dengan lokasi simpan sehingga arsip mudah ditemukan
   kembali.

Demikian langkah praktis untuk mengolah arsip inaktif sehingga arsip terlihat rapi, bersih dan mudah dalam pencarian kembali.

Nooryani
Consultan Kearsipan
081399644530

AKUISISI ARSIP

1. Konsep Akuisisi 
Akuisisi berasal dari bahasa Inggris acquisition , artinya proses penambahan khasanah arsip dengan cara menerima arsip bernilai guna pertanggungjawaban nasional atau Arsip statis dari lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah, swasta, perorangan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

Penyerahan arsip bernilai pertanggungjawaban nasional atau Arsip Statis sebagai inti dari kegiatan akuisisi yang diselenggarakan oleh lembaga kearsipan, baik Pusat dan Daerah bekerjasama dengan lembaga Pencipta atau pemilik Arsip Statis melalui proses pendokumentasian Arsip Statis (penilaian, penataan, dan pembuatan daftar) dan proses serah terima yang jelas.

Akuisisi merupakan upaya penyelamatan dan pelestarian serta pewarisan jejakan informasi bersejarah dalam bentuk memori kolektif kehidupan berbangsa dan bernegara kepada generasi mendatang. Akuisisi Arsip Statis oleh lembaga kearsipan baik Pusat dan Daerah merupakan bentuk tanggung jawab pemerintah atas hak dasar masyarakat terhadap aksesibilitas informasi publik.

2. Penyelenggaraan Akuisisi
Arsip Statis memiliki nilai yang sangat penting bagi generasi mendatang. Karena itu keberadaan Arsip Statis harus senantiasa dilestarikan di lembaga kearsipan. Namun demikian, pengelolaan Arsip Statis bukanlah hal yang mudah dan murah, karena itu proses akuisisi Arsip Statis sangat menentukan efisiensi dan efektivitas pengelolaan Arsip Statis di lembaga-lembaga kearsipan.

Ada beberapa hal yang penting untuk diperhatikan oleh lembaga kearsipan berkaitan dengan penyelenggaraan akuisisi Arsip Statis, yaitu :
a. Akuisisi dilakukan hanya untuk arsip yang memiliki nilaiguna sekunder.
b. Akuisisi dilakukan sedini mungkin sejak arsip dinyatakan statis














(Sumber : Modul Manajemen Arsip Statis, ANRI Jakarta 2006)

PRINSIP-PRINSIP DASAR PENGELOLAAN ARSIP STATIS

Faktor-faktor yang mempengaruhi prinsip dasar dalam mengelola arsip statis terdiri dari tiga komponen, yaitu keterkaitan antara arsin p satu dengan arsip lainnya, konteks arsip yang berkaitan dengan kegiatan dan tujuan arsip tersebut diciptakan / diterima, serta fungsinya sebagai bahan bukti. Dengan ketiga faktor tersebut di atas, manejemen arsip statis yang modern menggunakan tiga prinsip dasar (Pederson, 2000, module 2.2).

a. Prinsip Asal Usul (Principle of Provenance)
Prinsip ini dikenal pula dalam bahasa Perancis sebagai Respect des Fonds dan dalam bahasa Jerman yaitu  Provenienzprinzip. Artinya arspip dikelola berdasarkan penciptanya Pemikiran di balik prinsip ini adalah bahwa arsip sebagai bahan bukti harus merekam informasi mengenai sumber yang menjelaskan mengenai konsteks dari pencipta dan penggunanya.

b. Prinsip Aturan Asli (Prinsip of Original Order)
Prinsip ini dikembangkan oleh arsiparis-arsiparis Jerman pada pertengahan abad-19 dan dikenal dengan Registratorprinzip. Maksudnya adalah arsip harus dipelihara dalam susunan skema yang sama, dengan pada saat arsip digunakan oleh penciptanya. Tujuannya untuk memelihara otentitas dan integritas arsip sebagai bahan bukti proses pekerjaan dan kegiatan.

c. Prinsip Rantai Penanggung Jawab (Principle of Continuous Custody)
Prinsip ini dipopulerkan oleh Arsiparis Inggris, Sir Hilary Jenkinson, yang menekankan pada peranan arsip sebagai bahan bukti dan berkelanjutan yang hanya dapat diyakinkan melalui keamanan fisik dan integritas intelektualnya. Artinya, arsip dijamin untuk dipelihara dari kerusakan, pemisahan dari kelompoknya, serta pemusnahan yang tidak benar dan tidak bertanggung jawab.

Prinsip-prinsip diatas menjadi suatu petunjuk untuk mengelola arsip statis, khususnya proses pendokumentasian arsip dinamis dan konteksnya serta pengembangan sistem untuk mengontrol fisik dan intelektual arsip, termasuk pengelolaan dan pendeskripsian, penyimpanan dan pemeliharaan. Pada gilirannya pengelolaan ini memberikan pengaruh yang penting pada konstruksi jalan masuk penemuan kembali arsip (finding aids dan guides).

Sumber : Modul Pengantar Kearsipan, Pusdiklat ANRI, 2006

PENGERTIAN MANAJEMEN ARSIP STATIS

Arsip statis adalah arsip kegiatan organisasi atau sosial yang sudah tidak dipergunakan lagi dalam pelaksanaan kegiatan bisnis sehari-hari, namun memiliki nilai guna jangka panjang atau berkelanjutan. Jumlahnya, menurut Ricks, Swafford dan Gow (1992, p.307), sekitar 1-3 persen dari keseluruhan arsip yang ada.

Arsip tersebut disimpan karena memiliki nilaiguna yang panjang, bukan hanya bagi organisasi penciptanya tetapi juga masyarakat umum, yang oleh Mckemmish (Ellish, 1993, p.8) dikatakan sebagai :

a. Memori jangka panjang, yang memungkinkan ditampilkan kualitas perencanaan, pengambilan keputusan serta kegiatan yang mengandung pengalaman, keahlian dan pengetahuan di masa lampau, serta sebagai suatu perspektif sejarah.

b. Suatu cara untuk dapat mengakses pengalaman pihak lain.

c. Bahan bukti hak dan kewajiban.

d. Instrumen kekuasaan, legitimasi dan pertanggungjawaban yang menjembatani interaksi dan hubungan sosial.

e. Sumber bagi pemahaman dan identitas diri, organisasi dan sosial.

f. Wahana komunikasi politik, sosial dan nilai-nilai budaya.

Manajemen arsip statis merupakan salah satu fungsi dalam organisasi yang tujuannya untuk mengelola arsip dalam bentuk apapun, yang bernilai guna jangka panjang / berkelanjutan.

Manajemen arsip statis juga mewujudkan suatu prosedur pengawasan untuk memeliha materi sejarah dan menyediakan sarana untuk menggunakan materi sejarah tersebut secara benar.

(Sumber : Modul Pengantar Kearsipan - Pudiklat ANRI)